مدير المستودع

سياق العمل

مدير المستودع

أطباء بلا حدود (MSF) منظمة طبية إنسانية دولية مستقلة غير ربحية، تُقدّم مساعدات طارئة للمتضررين من النزاعات المسلحة والأوبئة والكوارث الطبيعية والحرمان من الرعاية الصحية. بدأت أطباء بلا حدود عملها في اليمن عام ١٩٨٦، وتتواجد في البلاد بشكل مستمر منذ عام ٢٠٠٧. تعمل أطباء بلا حدود اليوم في ٢٣ مستشفى في جميع أنحاء البلاد، وتُقدّم الدعم لأكثر من ١٧ مرفقًا صحيًا في ١٣ محافظة، بما يتماشى مع مبادئنا المتمثلة في الاستقلالية والنزاهة والحياد. لمزيد من المعلومات، يُرجى زيارة موقعنا الإلكتروني باللغة العربية: www.msf-me.org

تبحث منظمة أطباء بلا حدود البلجيكية في اليمن عن مواطنين يمنيين لتوظيفهم لشغل منصب مدير المستودع:

الموقع : مكتب التنسيق - عدن
مدة العقد - سنة واحدة قابلة للتجديد 
نوع العقد: عقد محدد المدة 
التقارير إلى: منسق سلسلة التوريد / قائد فريق سلسلة التوريد

الغرض الرئيسي

تحديد وتنسيق ومراقبة جميع أنشطة إدارة المستودعات والمخزون في المهمة وفقًا لبروتوكولات ومعايير وإجراءات MSF لضمان التشغيل الأمثل للمهمة.

مسؤولية العمل

المسؤوليات

• بالتعاون مع قائد فريق سلسلة التوريد، يتم تحديد أنشطة إدارة المستودعات والمخزون وتخطيط الميزانية السنوية من أجل تحديد وتحسين الاستجابة لاحتياجات المهمة والسكان المستهدفين.
• مراقبة تنفيذ أنشطة إدارة المستودعات والمخزون، ومتابعة المخزونات الطبية واللوجستية، وضمان الامتثال لمعايير وبروتوكولات وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود، وتقديم التقارير إلى مدير الخط حول تطوير البرامج الجارية. ويشمل ذلك ما يلي:
• ضمان أن تكون جميع المعدات والمباني مهيأة للتخزين المناسب للسلع بما يتوافق مع متطلبات العميل وممارسات التوزيع الجيدة.
• ضمان إدارة الإدارة المادية والإدارية للمنتجات داخل المستودع بشكل صحيح بالتعاون مع أصحاب المخزونات (إجراءات التشغيل القياسية، وإدارة التدفق، وأداة تخزين نظم المعلومات، والمخزونات ...).
• ضمان سلامة وأمان البضائع والأشخاص داخل وخارج المبنى الذي يقع تحت مسؤوليته.
• تحليل بيانات المستودعات الشهرية / الربع سنوية، وتحديد المشاكل، واقتراح الحلول لمدير الخط، وأصحاب المخزونات والصيدلي.
• بالتعاون مع منسق الموارد البشرية، المشاركة في تخطيط وتنفيذ العمليات المرتبطة بالموارد البشرية (التوظيف والتدريب والإحاطة/الاستجواب والتقييم واكتشاف الإمكانات والتطوير والتواصل) للموظفين تحت مسؤوليته من أجل ضمان حجم وكمية المعرفة المطلوبة لأداء جميع أنشطة التوريد المتعلقة بمنطقته بشكل صحيح.
• ضمان الدعم الفني في مجال عمله، وتدريب الموظفين تحت مسؤوليته. إدارة فريقه ووضع خطط أنشطتهم (مشرف المستودع، أمناء المستودعات، ومساعدو قطع الأخشاب).
• المشاركة في التقارير الشهرية حسب الإرشادات.
• تنفيذ المهام المفوضة إليه حسب تخصصه وكما هو محدد في وصف وظيفته.

أقسام/سياق منظمة أطباء بلا حدود

• إدارة العمليات اليومية للمستودع المركزي في عدن، وتغطية المخزون الطبي واللوجستي ومخزون الطوارئ والتحضير وفقًا لإجراءات منظمة أطباء بلا حدود ومعايير الجودة.
• ضمان ظروف التخزين المناسبة، وتنظيم المخزون، ووضع العلامات، وتقسيم المناطق، والتعامل مع جميع العناصر، بما في ذلك سلسلة التبريد والمنتجات الحساسة لدرجة الحرارة.
• الإشراف على استخدام Unifield لتسجيل وتتبع جميع تحركات المخزون وضمان إدخال البيانات في الوقت المناسب وبشكل دقيق لضمان إمكانية التتبع الكامل.
• العمل بالتنسيق الوثيق مع الصيدلي المسؤول عن البعثة لمراقبة المخزون الزائد عن الحد، والمخزون النائمة، والعناصر التي تنتهي صلاحيتها قريبًا، وبدء الإجراءات اللازمة للحد من الهدر ودعم الاستخدام العقلاني للمخزون.
• المساهمة بشكل فعال في حسابات الطلبات والتنبؤ بها وضمان احترام التسلسل الزمني للطلب للتجديد في الوقت المناسب.
• الإشراف على موظفي المستودعات (المشرفين، وأمناء المستودعات، والعمال اليوميين)، بما في ذلك تخطيط المهام، ومراقبة الأداء، والتدريب أثناء العمل لتعزيز قدرة الفريق وضمان تنفيذ خطة النسخ الاحتياطي.
• تحسين الموارد البشرية من خلال تقليل استخدام العمال اليوميين، وضمان توزيع عبء العمل بكفاءة وتوظيف الموظفين بشكل فعال من حيث التكلفة.
• إجراء جرد فعلي منتظم، وجرد جزئي، وعمليات تدقيق؛ والتأكد من التحقيق في التناقضات وتوثيقها وتصحيحها.
• اقتراح وتنفيذ التحسينات على تخطيط المستودعات وسير العمل والعمليات لزيادة الكفاءة وتقليل الخسائر والتوافق مع أفضل ممارسات MSF.
• الحفاظ على الامتثال لبروتوكولات السلامة والنظافة والأمن، وضمان الصيانة المناسبة للبنية التحتية والمعدات للمستودعات.
• إعداد وتقديم تقارير منتظمة عن حالة المخزون، ومراقبة انتهاء الصلاحية، وحركات المخزون، والتحديات إلى المدير (منسق التوريد / STL)
• دعم الاستعداد للطوارئ والاستجابة السريعة من خلال الحفاظ على مخزونات الطوارئ وتنظيمها والاستعداد للمساعدة في حالات الطوارئ المتعلقة بالإمدادات.
• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يتم تكليفها من قبل منسق الإمدادات بما يتماشى مع احتياجات المهمة.

المتطلبات التربوية

تعليم:

• درجة أو دبلوم في مجال الخدمات اللوجستية أو إدارة سلسلة التوريد أو إدارة المستودعات أو الصيدلة أو مجال تقني ذي صلة.
• تعد الشهادات ذات الصلة في إدارة المستودعات أو المخزون (على سبيل المثال، سلسلة التبريد، وتخزين الأدوية، وUnifield) بمثابة أصل.

متطلبات الخبرة

خبرة:

• - خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المستودعات، ويفضل في القطاع الإنساني.
• خبرة في إدارة المخزون الطبي، بما في ذلك سلسلة التبريد، وانتهاء الصلاحية القصيرة، ومخزون الطوارئ.

المهارات والكفاءات:

• معرفة قوية بأفضل ممارسات المستودعات، بما في ذلك التخزين، وFIFO/FEFO، وتدوير المخزون، والوسم، ومراقبة المخزون، وإعداد التقارير.
• فهم جيد للتعامل مع مخزون الأدوية، بما في ذلك انتهاء الصلاحية القصير، وإدارة سلسلة التبريد، والامتثال التنظيمي.
• الكفاءة في برامج إدارة المخزون، ويفضل Unifield، وMS Office، وExcel أمر ضروري.
• مهارات قوية في القيادة وإدارة الأفراد، مع خبرة في تنظيم أحمال العمل وتدريب الفرق.
• القدرة على التخطيط وتحديد الأولويات والعمل تحت الضغط، وخاصة في حالات الطوارئ أو السياقات المتغيرة بسرعة.
• مستوى عال من الدقة والاهتمام بالتفاصيل في تسجيل المخزون والتوثيق وإعداد التقارير.
• مهارات قوية في حل المشكلات، مع القدرة على تحديد التحديات المتعلقة بالمستودعات ومعالجتها بشكل استباقي.
• مهارات جيدة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.