مسؤول الموارد البشرية

سياق العمل

سياق واستراتيجية PU-AMI:

منظمة المساعدة الطبية الدولية (PU-AMI) هي منظمة إنسانية دولية غير ربحية وغير سياسية وغير دينية تهدف إلى توفير استجابة عالمية سريعة للاحتياجات الأساسية للسكان المتضررين من الأزمات الإنسانية لمساعدتهم على استعادة استقلالهم وكرامتهم. تقدم PU-AMI المساعدة لأكثر من 6 ملايين شخص في 24 دولة، مع أكثر من 2500 موظف حول العالم.

تعتمد PU-AMI نهجًا متكاملًا لتحديد وفهم مجموعة كاملة من احتياجات الأشخاص المتضررين من الأزمات. يقع هذا النهج المبتكر في صميم كل مشروع تدعمه PU-AMI، لتحسين استهداف الإجراءات وتحديد أولوياتها، واستقرار وتحسين وضع الفئات الأكثر ضعفًا. يسمح ذلك للفرق بأخذ جميع جوانب المشكلة في الاعتبار، للتوصل إلى مجموعة فعالة من الحلول، والتي سيكون لها تأثير قوي وطويل الأمد على السكان المتضررين. وفي هذا الصدد، تدير المنظمة حوالي 190 مشروعًا سنويًا في جميع أنحاء العالم، تركز معظمها على أنشطة الصحة والتغذية والأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي والنظافة والدعم النفسي والاجتماعي والتعليم والحماية. 

في اليمن، تدعم منظمة PU-AMI 18 مرفقًا صحيًا (المراكز الصحية والوحدات الصحية ومراكز التغذية العلاجية) في أربع مديريات في الحديدة (المغلاف والسخنة والمنصورية والقناوص) وثلاث مديريات في ريمة (بلاد الطعام والجبين والمزهر) ومديريتين في تعز (المخا وموزع). تتم إدارة عمليات منظمة PU-AMI من خلال مكتبين ميدانيين في مدينتي الحديدة والمخا، وكلاهما مدعوم من مكتب تنسيق صنعاء. أنشأت منظمة PU-AMI مؤخرًا مكتب تنسيق ثانٍ في عدن. 

تشارك منظمة PU-AMI بنشاط في المجموعات والمجموعات الفرعية (الصحة والتغذية والأمن الغذائي وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة) وتعمل بشكل وثيق مع الإدارات الحكومية ذات الصلة.

الهدف العام

يُدير مسؤول الموارد البشرية وظائف الموارد البشرية الرئيسية، ويدعم التنفيذ الفعال لسياسات وأنظمة وإجراءات الموارد البشرية بما يتماشى مع قيم المؤسسة وقوانين العمل المعمول بها. ويضمن هذا الدور كفاءة عمليات الموارد البشرية في جميع مراحل التوظيف، والتأهيل، وعلاقات الموظفين، وإدارة الأداء، مع مسؤولية خاصة عن إدارة بيانات الموارد البشرية بدقة، بما في ذلك مدخلات الرواتب، وتتبع جداول العمل، والأنظمة الرقمية مثل منصة هومر.

مسؤولية العمل

الأهداف المحددة والأنشطة ذات الصلة

1. التوظيف والتوجيه

• تنسيق عملية التوظيف من البداية إلى النهاية: نشر الوظائف، وفحص السيرة الذاتية/القائمة الطويلة، وجدولة المقابلات، والتحقق من المراجع، وتقديم العروض.
• إعداد عقود التوظيف والتأكد من استكمال كافة مستندات ما قبل التوظيف.
• تقديم وتتبع عمليات الإدماج والتوجيه للموظفين الجدد.

2. سجلات الموظفين وإدارة نظام معلومات الموارد البشرية (على سبيل المثال، HOMER)

• صيانة وتحديث سجلات الموظفين في أنظمة HRIS، مثل HOMER، بما في ذلك العقود والإجازات وتقييمات الأداء وتفاصيل الراتب.
• ضمان إدخال البيانات في الوقت المناسب والتحقق منها في نظام الموارد البشرية للاستعداد للتدقيق وإعداد التقارير الدقيقة.
• إنشاء تقارير ولوحات معلومات الموارد البشرية من HOMER لدعم عملية اتخاذ القرار والامتثال.
• دعم التدريب على جدول العمل للمستخدمين الجدد.

• 3. إدارة جداول العمل والحضور
• جمع ومراجعة والتحقق من جداول العمل الشهرية للموظفين، والتأكد من التوافق مع سجلات الحضور وتخصيصات المشروع.
• متابعة مديري الخطوط والموظفين لتقديم جداول العمل في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• مراقبة أرصدة الإجازات والتأكد من تتبع الإجازات بشكل دقيق في النظام.
• ضمان التوافق بين جداول العمل وبيانات معالجة الرواتب.
• التواصل مع فرق البرنامج والمالية لضمان الشحن الصحيح للوقت إلى رموز المتبرعين.
• 
  
• 4. إدارة الرواتب والمزايا
• إعداد مدخلات الرواتب الشهرية، بما في ذلك ملخصات جدول العمل، وخصومات الإجازات، والمخصصات.
• تأكد من أن إدارة المزايا (الضمان الاجتماعي، والتأمين الصحي، وما إلى ذلك) محدثة ومتوافقة.
• التنسيق مع قسم المالية لتسوية أي اختلافات في الرواتب.

• 5. السياسة والامتثال
• ضمان تنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية في جميع أنحاء المكتب.
• مراقبة انتهاء العقود وفترة الاختبار وتقديم المشورة للمديرين وفقًا لذلك.
• دعم عمليات تدقيق الموارد البشرية والتحقق من الامتثال من خلال التأكد من وجود جميع الوثائق والسجلات في مكانها الصحيح.
• 
  
• 
  
• 6. علاقات الموظفين والتواصل
• العمل كنقطة محورية لاستفسارات الموظفين المتعلقة بالموارد البشرية، بما في ذلك الاستحقاقات والإجازات والشكاوى.
• تقديم الدعم في حل النزاعات في مكان العمل والحفاظ على بيئة عمل صحية.
• ضمان التواصل الشفاف بشأن سياسات الموارد البشرية والعمليات والتغييرات.

7. إدارة الأداء وبناء القدرات

• تسهيل دورات مراجعة الأداء السنوية من خلال تتبع الجداول الزمنية والحفاظ على السجلات المناسبة.
• تنظيم جلسات التدريب وبناء القدرات الداخلية بالتعاون مع الإدارة.

• 8. تسجيل الموظفين وتحديثات التأمين
• تسجيل الموظفين الجدد في خطة التأمين في الوقت المناسب.
• ضمان تحديثات دقيقة ومنتظمة لمقدم التأمين فيما يتعلق بتغييرات الموظفين (الإضافات، والإزالات، والتغطية العائلية، وما إلى ذلك).
• تتبع والإبلاغ عن التأخيرات أو المشكلات المتعلقة بمعالجة المطالبات.
• العمل كنقطة الاتصال الأساسية لاستفسارات الموظفين المتعلقة بتغطية التأمين والفوائد وحالة المطالبة.
• تقديم توجيهات منتظمة أو تحديثات حول كيفية استخدام خدمة التأمين وإبلاغ أي تحديثات من مقدم الخدمة.
• الحفاظ على التواصل المنتظم مع شركة التأمين لحل المشكلات وتوضيح الفوائد وتحسين الخدمة.
• تصعيد المطالبات أو المخاوف غير المحلولة إلى الشخص المختص داخل شركة التأمين.

• 9. التقديم:
• إعداد نظام الملفات في البعثة فيما يتعلق بنظام التعبئة القياسي.
• تأكد من أن جميع الموظفين لديهم مجلدات شخصية مكتملة وتحتوي على (العقد، السيرة الذاتية، تاريخ الموظفين، نموذج طلب الوظيفة، نماذج الإجازات، الشهادات، الدبلومات وغيرها من المستندات المطلوبة).
• ضمان توثيق جميع أجزاء عملية التوظيف (شبكة المقابلة، الاختيار، القائمة الطويلة وما إلى ذلك) بشكل كامل وتصنيفها وفقًا لذلك.

إدارة الفريق

• المدير المباشر: منسق الموارد البشرية
• الإدارة غير المباشرة: لا يوجد
• الإدارة المباشرة: 1 Cook and Cleaner and 1 Cleaner  

المتطلبات التربوية

- درجة البكالوريوس في الاقتصاد، أو إدارة الأعمال، أو القانون، أو العلوم الاجتماعية، أو كلية الآداب والعلوم الإنسانية، أو أي تخصص آخر ذي صلة.

متطلبات الخبرة

متطلبات إضافية

الكفاءات الشخصية المطلوبة: 

• مهارات قوية في التعامل والتواصل
• مستوى عال من النزاهة والسرية والثقة
• الاهتمام بالتفاصيل والمهارات التنظيمية
• القدرة على التعامل مع الضغوط والوفاء بالمواعيد النهائية
• المرونة والقدرة على التكيف في بيئة سريعة الخطى
• موقف استباقي وموجه نحو الحلول
• روح الفريق مع القدرة على العمل بشكل تعاوني ومستقل
• التعاطف والقدرة على التفاعل باحترام مع الموظفين من خلفيات متنوعة
• شعور قوي بالمسؤولية وعقلية موجهة نحو الخدمة