مساعد الشؤون المالية-الموارد البشرية

سياق العمل

مساعد الشؤون المالية / الموارد البشرية

تُعد منظمة أطباء بلا حدود (MSF) منظمة إنسانية طبية دولية مستقلة، تقدم المساعدات الطارئة للأشخاص المتضررين من النزاعات المسلحة، والأوبئة، والكوارث الطبيعية، والحرمان من الرعاية الصحية. وتقدم MSF مساعداتها على أساس الاحتياج فقط، بغض النظر عن العِرق أو الدين أو الجنس أو الانتماء السياسي.

تشجع المنظمة بشكل خاص النساء والأشخاص ذوي الإعاقة على التقدم لهذه الوظيفة.

لا تتقاضى منظمة أطباء بلا حدود أي رسوم ولا تقبل أي مبالغ مالية خلال جميع مراحل عملية التوظيف.

تعلن MSF-E عن شاغر الوظيفة التالية:

مساعد الشؤون المالية / الموارد البشرية

الوصف الوظيفي

• مكان العمل: مديرية عبس، محافظة حجة، الجمهورية اليمنية

• الدرجة الوظيفية: 6

• مدة العقد: سنة واحدة مع إمكانية التمديد، خاضعة لفترة اختبار وفقًا لقانون العمل اليمني

• الراتب: حسب سلم رواتب المنظمة

الهدف الرئيسي

تنفيذ المهام الإدارية ومتابعة محاسبة المشروع وفقًا لتوجيهات مدير الإدارة وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود، بما يضمن الالتزام القانوني والتحكم الصارم بالموارد المالية.

مسؤولية العمل

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ المهام الإدارية والقانونية تحت إشراف مدير الإدارة، بما في ذلك مراجعة كشوف الرواتب وتحديث الملفات الشخصية، لضمان الدقة والالتزام وصرف المستحقات في الوقت المحدد.

• تطبيق إجراءات إدارة النقد لضمان أعلى مستويات الرقابة والأمان، وضمان توفر السيولة النقدية.

• إعداد عقود العمل بما يتوافق مع المتطلبات القانونية، بما في ذلك التعديلات اللازمة، لضمان الالتزام بقوانين العمل والضرائب المحلية.

• إدخال البيانات في قاعدة بيانات الموارد البشرية والملفات الشخصية وتحديثها باستمرار لتسهيل إدارة عمليات الموارد البشرية.

• تحديث ملفات الموظفين لدى الضمان الاجتماعي ومكتب الضرائب للوفاء بالالتزامات القانونية.

• إعداد كشوف الرواتب الشهرية لجميع الموظفين وتحديث البيانات اللازمة لضمان الدقة والالتزام بالمواعيد.

• إعداد كشف الراتب النهائي وشهادة العمل عند انتهاء العقد بما يتوافق مع المتطلبات القانونية وحماية مصالح MSF.

• متابعة تواريخ انتهاء عقود الإيجار وإبلاغ مدير الإدارة في الوقت المناسب لتجديدها أو البحث عن بدائل.

• مساعدة مدير الإدارة في إعداد التوقعات المالية الشهرية والتخطيط لضمان تغطية الاحتياجات اليومية، وسلف الرواتب، وكشوف المرتبات.

• تنفيذ مدفوعات الموردين مع الالتزام الصارم بالوثائق المحاسبية، وإبلاغ مدير الإدارة بأي فروقات.

• تنفيذ جميع المهام المحاسبية لضمان الرقابة الصارمة على النفقات ومصداقية البيانات المالية والوثائق.

• إتاحة المعلومات الإدارية للموظفين (الإعلانات، الاجتماعات، إلخ).

• تصنيف وتحضير جميع المستندات المحاسبية حسب طلب مدير الإدارة.

• أرشفة المستندات المحاسبية وإدخالها في النظام المحاسبي بدعم من مدير الإدارة و/أو مدير المحاسبة.

• دعم مدير الإدارة في ترجمة الوثائق إلى اللغة المحلية، والمساعدة في الاجتماعات عند الطلب.

مسؤوليات خاصة بالسياق / القسم

• تنفيذ المدفوعات للموردين ومقدمي الخدمات والموظفين وغيرهم من جميع دفاتر النقد، بما يشمل التحقق من الوثائق، إعداد الشيكات، وضمان الالتزام الكامل بالإجراءات، وإبلاغ الإدارة فورًا بأي اختلافات.

• تنظيم ومتابعة المدفوعات الدورية للموردين ومقدمي الخدمات (الهاتف، الإنترنت، وغيرها).

• مشاركة رموز الدفع وتحديث المستفيدين بحالة المدفوعات.

• ضمان إرسال جميع الوثائق الأصلية للمدفوعات المنفذة عبر التنسيق إلى مكتب التنسيق أسبوعيًا، وتحديث ملفات المتابعة في الوقت المناسب.

• تنفيذ المهام المحاسبية، بما في ذلك تسجيل العمليات في نظام FFC، وإجراء إغلاقات نهاية الشهر وتسويات الحسابات البنكية.

• ضمان إدخال البيانات المالية اليومية/الأسبوعية/الشهرية في نظام FFC ومزامنتها وفق الجدول المحدد.

• إعداد وتحديث قائمة الموردين المعتمدين بالتعاون مع قسم الإمداد، متضمنة جميع البيانات المالية وبيانات التواصل (بما في ذلك معلومات الحسابات البنكية).

• تحديث متابعة أوامر التوريد وربطها بمعلومات الدفع.

• مسؤول عن المسح الضوئي، والأرشفة، والحفظ السليم لأرشيف الشؤون المالية.

• تغطية مهام أعضاء فريق المالية الآخرين عند الحاجة.

• تنفيذ أي مهام مالية أخرى يُكلف بها من قبل المشرفين.

• المساهمة في إعداد التقارير الشهرية (التدريب، إدارة الأداء، المتابعة التأديبية، وتقارير مراقبة الرواتب).

• دعم إجراءات التوظيف العملية عند الحاجة (مثل استقبال المرشحين، إلخ).

• إدارة العاملين المحليين.

• مراجعة جداول المناوبات وتقديم الدعم والملاحظات لرؤساء الأقسام والمشرفين قبل اعتمادها إداريًا.

• ضمان تنفيذ برنامج تعريف وتهيئة مناسب للموظفين الجدد.

• تنفيذ الطلبات الشهرية للمكتب/المستشفى العام (مثل: القرطاسية، مواد النظافة، مستلزمات الاستراحة، إلخ).

المتطلبات التربوية

المؤهل العلمي

• مرغوب فيه: دبلوم في المالية، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو أي تخصص ذي صلة.

متطلبات الخبرة

الخبرة

• أساسي: خبرة عملية سابقة لا تقل عن سنتين في نفس الوظيفة أو في وظائف ذات صلة.

• مرغوب فيه: خبرة سابقة مع منظمة أطباء بلا حدود أو منظمات غير حكومية أخرى في مناصب مشابهة.

اللغات

• مهارات تواصل قوية.

• أساسي: إجادة الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية (المستوى المتوسط كحد أدنى) واللغة العربية.

متطلبات أخرى

• أساسي: إجادة استخدام الحاسوب (Word، Excel، والإنترنت).